Cục Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) đang đẩy mạnh quá trình số hóa hệ thống hồ sơ di trú, với quy định mới mở đường cho việc bắt buộc nộp trực tuyến đối với một số mẫu đơn nhất định.
Thay đổi này không có nghĩa là tất cả các hồ sơ di trú Hoa Kỳ đều phải chuyển sang hình thức nộp trực tuyến ngay lập tức. Tuy nhiên, khi USCIS chính thức quy định một mẫu đơn thuộc diện bắt buộc phải nộp trực tuyến, người nộp hồ sơ sẽ cần tuân thủ đúng phương thức nộp hồ sơ điện tử theo yêu cầu thay vì tiếp tục nộp hồ sơ giấy như trước đây.
Đây là một thay đổi đáng chú ý bởi vì hình thức nộp hồ sơ giờ đây có thể trở thành một yếu tố quan trọng trong việc xác định liệu hồ sơ có được USCIS chấp nhận hợp lệ hay không.
E-filing là gì?
Nộp hồ sơ trực tuyến là hình thức nộp đơn và tài liệu di trú qua mạng thông qua hệ thống điện tử của USCIS.
Thông qua tài khoản USCIS Online Account, người dùng có thể thực hiện một số thủ tục như điền và nộp biểu mẫu, tải lên tài liệu kèm theo, thanh toán các khoản phí áp dụng và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.
Hệ thống trực tuyến cũng cho phép USCIS gửi một số thông báo, yêu cầu cung cấp thêm bằng chứng và các quyết định liên quan đến hồ sơ qua hình thức điện tử.
Không phải tất cả các hồ sơ đều phải chuyển sang hình thức trực tuyến ngay lập tức
Đây là điểm quan trọng nhất cần nắm rõ về thay đổi mới này.
Quy định này không có nghĩa là USCIS sẽ ngay lập tức loại bỏ hoàn toàn các hồ sơ giấy. Thay vào đó, cơ quan này có cơ sở để xác định những mẫu đơn hoặc nhóm hồ sơ cụ thể phải được nộp qua hình thức điện tử.
Đối với các mẫu đơn chưa thuộc diện bắt buộc nộp trực tuyến (e-filing), người nộp vẫn cần tuân thủ hướng dẫn riêng của USCIS để xác định có thể nộp trực tuyến, qua đường bưu điện hay bằng phương thức khác.
Do đó, trước mỗi lần nộp hồ sơ, việc kiểm tra phiên bản mới nhất của mẫu đơn và hướng dẫn nộp đơn trở nên đặc biệt quan trọng.
Nếu vẫn nộp hồ sơ bản giấy thì sẽ ra sao?
Khi một mẫu đơn đã được USCIS xác định là thuộc diện bắt buộc phải nộp trực tuyến, việc tiếp tục gửi bản giấy có thể khiến hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu tiếp nhận.
Điều này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc bị từ chối tiếp nhận theo quy định áp dụng đối với mẫu đơn đó.
Rủi ro không chỉ nằm ở việc phải làm lại thủ tục. Đối với những hồ sơ liên quan đến thời hạn nộp hồ sơ, thời hạn duy trì tình trạng hoặc các mốc thời gian pháp lý quan trọng, việc nộp hồ sơ không đúng quy định còn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của người nộp đơn.
Tại sao USCIS muốn đẩy mạnh việc chuyển sang hồ sơ điện tử?
Số hóa hồ sơ là một phần trong quá trình hiện đại hóa hệ thống nhập cư của Mỹ.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào lượng lớn tài liệu giấy, hệ thống điện tử giúp USCIS tiếp nhận và quản lý thông tin một cách tập trung hơn. Người nộp hồ sơ cũng có thể theo dõi tình trạng xử lý và nhận một số thông báo qua tài khoản trực tuyến.
Về lâu dài, việc mở rộng hệ thống nộp hồ sơ điện tử có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy và tạo nền tảng cho một hệ thống xử lý di trú được số hóa hơn.
Những người đang chuẩn bị hồ sơ nhập cư Mỹ cần thay đổi điều gì?
Trước đây, nhiều người đã quen với việc tải mẫu đơn, chuẩn bị tài liệu và gửi toàn bộ hồ sơ giấy đến USCIS.
Trong bối cảnh mới, người nộp đơn cần kiểm tra thêm một yếu tố: mẫu đơn mà mình sử dụng có thuộc diện bắt buộc phải nộp trực tuyến tại thời điểm nộp hay không.
Không nên dựa vào phương thức đã sử dụng trong một hồ sơ trước đó, vì USCIS có thể cập nhật hướng dẫn và quy trình tiếp nhận tùy theo từng mẫu đơn.
Đặc biệt đối với những hồ sơ có thời hạn quan trọng, việc kiểm tra các yêu cầu mới nhất trước khi nộp có thể giúp tránh những sai sót thủ tục không đáng có.
Điều này có ảnh hưởng đến hồ sơ EB-5 không?
Các nhà đầu tư EB-5 không nên cho rằng tất cả các hồ sơ EB-5 hiện nay đều phải chuyển sang nộp trực tuyến chỉ vì quy định mới đã được ban hành.
Việc một mẫu đơn có bắt buộc phải nộp trực tuyến hay không phụ thuộc vào danh sách và hướng dẫn cụ thể do USCIS công bố tại từng thời điểm.
Do đó, đối với các mẫu đơn liên quan đến chương trình EB-5, nhà đầu tư và luật sư di trú cần tham khảo hướng dẫn nộp hồ sơ hiện hành của chính mẫu đơn đó trước khi tiến hành.
Điểm đáng chú ý hơn nằm ở xu hướng chung: USCIS đang từng bước chuyển hệ thống di trú sang môi trường điện tử, điều này có nghĩa là các yêu cầu về hình thức, tài khoản trực tuyến và quy trình nộp hồ sơ có thể tiếp tục thay đổi.
Không chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, mà còn phải nộp đúng quy trình
Những thay đổi gần đây của USCIS cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ di trú ngày càng đòi hỏi sự chính xác cả về nội dung lẫn thủ tục.
Một bộ hồ sơ dù có đầy đủ tài liệu nhưng nếu nộp sai mẫu biểu, sai địa điểm, sai phương thức hoặc không đáp ứng yêu cầu nộp hồ sơ điện tử (e-filing) trong trường hợp đã được quy định bắt buộc thì vẫn có thể gặp vấn đề trong quá trình tiếp nhận.
Do đó, người nộp đơn cần tham khảo hướng dẫn chính thức của USCIS ngay trước thời điểm nộp đơn, thay vì sử dụng thông tin cũ hoặc hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm từ các hồ sơ trước đây.
kết luận
Việc USCIS mở đường cho việc áp dụng cơ chế nộp hồ sơ điện tử bắt buộc đối với một số mẫu đơn đánh dấu một bước tiến nữa trong quá trình số hóa hệ thống di trú của Hoa Kỳ.
Hiện tại, điều này không có nghĩa là tất cả các hồ sơ giấy đều bị loại bỏ. Tuy nhiên, khi một mẫu đơn cụ thể được USCIS quy định phải nộp trực tuyến, người nộp đơn cần tuân thủ đúng phương thức được yêu cầu để hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.
Trong bối cảnh các thủ tục nhập cư vào Mỹ liên tục được cập nhật, việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu thôi là chưa đủ. Việc kiểm tra xem biểu mẫu có đúng, phương thức nộp hồ sơ có đúng và các yêu cầu tại thời điểm nộp hồ sơ có được tuân thủ hay không đang trở thành một phần ngày càng quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
