Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) đang đẩy mạnh quá trình số hóa hệ thống hồ sơ di trú, với quy định mới mở đường cho việc bắt buộc nộp trực tuyến đối với một số biểu mẫu nhất định.
Thay đổi này không có nghĩa tất cả hồ sơ di trú Mỹ lập tức phải chuyển sang hình thức trực tuyến. Tuy nhiên, khi USCIS chính thức chỉ định một biểu mẫu thuộc diện bắt buộc e-filing, người nộp hồ sơ sẽ cần thực hiện đúng phương thức điện tử được yêu cầu thay vì tiếp tục gửi hồ sơ giấy như trước.
Đây là một thay đổi đáng chú ý bởi hình thức nộp hồ sơ giờ đây có thể trở thành một phần quan trọng trong việc xác định hồ sơ có được USCIS tiếp nhận hợp lệ hay không.
E-filing là gì?
E-filing là hình thức nộp đơn và tài liệu di trú trực tuyến thông qua hệ thống điện tử của USCIS.
Thông qua tài khoản USCIS Online Account, người dùng có thể thực hiện một số thủ tục như điền và gửi biểu mẫu, tải tài liệu hỗ trợ, thanh toán các khoản phí áp dụng và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
Hệ thống trực tuyến cũng cho phép USCIS gửi một số thông báo, yêu cầu bổ sung bằng chứng và quyết định liên quan đến hồ sơ bằng phương thức điện tử.
Không phải tất cả hồ sơ đều phải chuyển sang online ngay lập tức
Đây là điểm quan trọng nhất cần hiểu về thay đổi mới.
Quy định không đồng nghĩa USCIS sẽ ngay lập tức loại bỏ toàn bộ hồ sơ giấy. Thay vào đó, cơ quan này có cơ sở để xác định những biểu mẫu hoặc nhóm hồ sơ cụ thể phải được nộp bằng phương thức điện tử.
Đối với những biểu mẫu chưa thuộc diện bắt buộc e-filing, người nộp vẫn cần tuân theo hướng dẫn riêng của USCIS để xác định có thể nộp trực tuyến, qua đường bưu điện hay bằng phương thức khác.
Vì vậy, trước mỗi lần nộp hồ sơ, việc kiểm tra phiên bản mới nhất của biểu mẫu và hướng dẫn nộp đơn trở nên đặc biệt quan trọng.
Điều gì xảy ra nếu vẫn gửi hồ sơ giấy?
Khi một biểu mẫu đã được USCIS xác định thuộc diện bắt buộc nộp trực tuyến, việc tiếp tục gửi bản giấy có thể khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tiếp nhận.
Điều này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối tiếp nhận theo quy định áp dụng cho biểu mẫu đó.
Rủi ro không chỉ nằm ở việc phải thực hiện lại thủ tục. Với những hồ sơ liên quan đến deadline, thời hạn duy trì tình trạng hoặc các mốc pháp lý quan trọng, việc nộp sai phương thức còn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của người nộp đơn.
Vì sao USCIS muốn chuyển mạnh sang hồ sơ điện tử?
Số hóa hồ sơ là một phần trong quá trình hiện đại hóa hệ thống di trú Mỹ.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào lượng lớn tài liệu giấy, hệ thống điện tử giúp USCIS tiếp nhận và quản lý thông tin tập trung hơn. Người nộp hồ sơ cũng có thể theo dõi tình trạng xử lý và nhận một số thông báo thông qua tài khoản trực tuyến.
Về dài hạn, việc mở rộng e-filing có thể giúp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và tạo nền tảng cho một hệ thống xử lý di trú số hóa hơn.
Người chuẩn bị hồ sơ di trú Mỹ cần thay đổi điều gì?
Trước đây, nhiều người đã quen với việc tải biểu mẫu, chuẩn bị tài liệu và gửi toàn bộ hồ sơ giấy đến USCIS.
Trong bối cảnh mới, người nộp đơn cần kiểm tra thêm một yếu tố: biểu mẫu mình sử dụng có thuộc diện bắt buộc nộp trực tuyến tại thời điểm nộp hay không.
Không nên dựa vào phương thức đã sử dụng trong một hồ sơ trước đó, bởi USCIS có thể cập nhật hướng dẫn và phương thức tiếp nhận theo từng biểu mẫu.
Đặc biệt với những hồ sơ có thời hạn quan trọng, việc kiểm tra yêu cầu mới nhất trước khi nộp có thể giúp tránh những sai sót thủ tục không đáng có.
Điều này có ảnh hưởng đến hồ sơ EB-5 không?
Nhà đầu tư EB-5 không nên mặc định rằng toàn bộ hồ sơ EB-5 hiện phải chuyển sang nộp trực tuyến chỉ vì quy định mới được ban hành.
Việc một biểu mẫu có bắt buộc e-filing hay không phụ thuộc vào danh sách và hướng dẫn cụ thể được USCIS công bố tại từng thời điểm.
Vì vậy, đối với các mẫu đơn liên quan đến quá trình EB-5, nhà đầu tư và luật sư di trú cần kiểm tra hướng dẫn nộp hồ sơ hiện hành của chính biểu mẫu đó trước khi thực hiện.
Điểm đáng chú ý hơn nằm ở xu hướng chung: USCIS đang từng bước đưa hệ thống di trú sang môi trường điện tử, đồng nghĩa với việc yêu cầu về hình thức, tài khoản trực tuyến và quy trình nộp hồ sơ có thể tiếp tục thay đổi.
Không chỉ chuẩn bị đúng hồ sơ, còn phải nộp đúng cách
Những thay đổi gần đây của USCIS cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ di trú ngày càng đòi hỏi sự chính xác ở cả nội dung lẫn thủ tục.
Một bộ hồ sơ có đầy đủ tài liệu nhưng được nộp sai phiên bản biểu mẫu, sai địa điểm, sai phương thức hoặc không đáp ứng yêu cầu e-filing khi đã bắt buộc vẫn có thể gặp vấn đề trong quá trình tiếp nhận.
Do đó, người nộp đơn cần kiểm tra hướng dẫn chính thức của USCIS ngay trước thời điểm nộp thay vì sử dụng thông tin cũ hoặc dựa hoàn toàn vào kinh nghiệm từ những hồ sơ trước đây.
Kết luận
Việc USCIS mở đường cho cơ chế bắt buộc e-filing đối với một số biểu mẫu đánh dấu thêm một bước trong quá trình số hóa hệ thống di trú Hoa Kỳ.
Ở thời điểm hiện tại, điều này không có nghĩa tất cả hồ sơ giấy đều bị loại bỏ. Tuy nhiên, khi một biểu mẫu cụ thể được USCIS đưa vào diện bắt buộc nộp trực tuyến, người nộp cần tuân thủ đúng phương thức được yêu cầu để hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.
Trong bối cảnh thủ tục di trú Mỹ liên tục được cập nhật, việc chuẩn bị đúng tài liệu thôi chưa đủ. Kiểm tra đúng biểu mẫu, đúng phương thức nộp và đúng yêu cầu tại thời điểm thực hiện đang trở thành một phần ngày càng quan trọng của quá trình chuẩn bị hồ sơ.
